Uzasadnienie wniosku o zapomogę – gotowy przykład

Napisanie uzasadnienia wniosku o zapomogę może być problemem, szczególnie gdy wcześniej nie mieliśmy styczności z podobnymi dokumentami. Jak napisać uzasadnienie zapomogi? Postanowiliśmy przedstawić gotowy przykład i strukturę, dzięki czemu będzie to znacznie prostsze. Przyjrzymy się również najważniejszym zagadnieniom związanym z tematem. 

Czym jest zapomoga? Wyjaśnienie

Zapomoga to bezzwrotna pomoc mająca charakter finansowy lub materialny. Najczęściej udzielana jest przez zakłady pracy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Innymi podmiotami wypłacającymi tego rodzaju świadczenie mogą być organizacje charytatywne bądź organizacje, w których członkowie płacą na takie cele składki. 

Na czym polega zapomoga z zakładu pracy?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest obowiązkowo przez pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników lub zatrudniających co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników, gdy zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa. Obowiązek utworzenia takiego funduszu mają również samorządowe organy budżetowe i jednostki budżetowe. 

Gromadzone w ramach funduszu środki służą finansowaniu różnych celów, w tym pomocy finansowej i materialnej. Wypłacane świadczenia nie zawsze mają charakter socjalny. Przewiduje się zapomogi losowe, wynikające ze zdarzeń nieprzewidzianych, które dotknęły pracownika lub jego bliską rodzinę. 

Jakie są rodzaje zapomogi z ZFŚS?

• Losowa – przyznawana w przypadku nagłych, losowych zdarzeń, mających wpływ na sytuację materialną lub życiową pracownika. 
• Socjalna – przyznawana osobom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej lub życiowej, np. niski dochód w gospodarstwie domowym. 
• Zdrowotna – dotyczy sytuacji, w których pracownika lub jego bliską rodzinę dotknęła choroba, a leczenie i rehabilitacja są kosztowne. 
• Specjalna – przyznawana w szczególnych, indywidualnych przypadkach, które nie zawsze są wprost wskazane w regulaminie. 

Co ważne, każdy zakład pracy ma swój własny regulamin ZFŚS, który dokładnie określa rodzaje zapomóg i warunki ich przyznawania. Warto zapoznać się z tym dokumentem, aby wiedzieć, czy wysłanie wniosku będzie miało szansę przynieść oczekiwany rezultat. 

Czy wymagane jest uzasadnienie wniosku o zapomogę?

Przyznanie zapomogi z ZFŚS nie jest obowiązkowe i ma charakter uznaniowy, dlatego też uzasadnienie wymagane jest zawsze. Inną przyczyną takiego stanu rzeczy jest to, że regulaminy zakładów pracy nie przewidują jednolitych, automatycznych świadczeń dla wszystkich uprawnionych.

Wysokość i forma zapomogi powinny być uzależnione od realnych potrzeb wnioskodawcy, a te można wykazać wyłącznie poprzez rzetelne i konkretne uzasadnienie. Brak uzasadnienia może skutkować odrzuceniem wniosku albo przyznaniem świadczenia w niższej kwocie, dlatego warto poświęcić dodatkową chwilę na ten aspekt. 

Uzasadnienie wniosku o zapomogę – krok po kroku

1. Określ ogólną sytuację – mam tutaj na myśli zarówno sytuację życiową, jak i materialną. Warto wspomnieć o dochodach gospodarstwa domowego, wydatkach i liczbie osób na utrzymaniu. 
2. Określ dochód – w myśl zasady “od ogółu do szczegółu” należy następnie skupić się na tym, jakie dochody przypadają na jednego członka rodziny w gospodarstwie domowym. Warto uwzględnić przy tym czynniki wpływające na wysokość kwoty, np. choroba lub niepełnosprawność członków rodziny. 
3. Opisz szczegóły zdarzenia – jeżeli dotknęło nas jakieś zdarzenie, mające wpływ na wyżej opisaną sytuację, należy je opisać. Niesprzyjające okoliczności to często główny powód ubiegania się o zapomogę, więc opis powinien być rzeczowy i dokładny. 
4. Opisz skutki i podjęte kroki – zdarzenie (lub ich kumulacja) z pewnością miały natychmiastowy wpływ na ogół sytuacji życiowej i materialnej, o czym należy wspomnieć. Dobrym rozwiązaniem jest wskazanie, jakie działania zostały podjęte aby zniwelować dotkliwe skutki. 
5. Wskaż cel zapomogi – dobrym podsumowaniem będzie wskazanie, na co zostanie przeznaczona zapomoga i w jaki sposób pomoże ona poprawić sytuację życiową lub finansową. 

Uzasadnienie zapomogi – przykład

Zwracam się z uprzejmą prośbą o przyznanie mi bezzwrotnej zapomogi finansowej, ze względu na (opis sytuacji materialnej). 

Moja sytuacja spowodowana jest (opis przyczyny, np. zdarzenie losowe, choroba, zgon członka rodziny). 

Do wniosku dołączam dokumenty potwierdzające opisany przeze mnie stan rzeczy: (wykaz załączników). 

Oświadczam, że wszystkie informacje zawarte w treści wniosku i w załącznikach są prawdziwe i jestem zapoznany z regulaminem ZFŚS obowiązującym w (nazwa zakładu pracy). 

(własnoręczny podpis)

Co jeszcze powinien zawierać wniosek o zapomogę?

Wniosek o zapomogę z ZFŚS nie ma jednego, oficjalnego formatu, ale powinien zawierać wszystkie najważniejsze informacje. W przeciwnym wypadku może on zostać odrzucony, nawet jeżeli jego uzasadnienie nie budziło żadnych zastrzeżeń. 

Co powinno znaleźć się we wniosku?

• dane formalne wnioskodawcy: imię, nazwisko, numer telefonu i adres zamieszkania
• miejscowość i data sporządzenia wniosku 
• prośba o przyznanie zapomogi
• określenie rodzaju i uzasadnienie zapomogi
• numer rachunku, na który ma trafić zapomoga
• oświadczenie wnioskodawcy o prawdziwości podanych informacji
• wykaz załączników
• własnoręczny podpis

Jakie dokumenty dołączyć do wniosku?

Sam wniosek z uzasadnieniem zapomogi to nie wszystko. Całość należy opatrzyć niezbędnymi załącznikami, które potwierdzają sytuację finansową i materialną wnioskodawcy lub wspomniane w treści wniosku okoliczności. 

Do wniosku o zapomogę dołącza się:

• potwierdzenie dochodów – zaświadczenia, wyciągi z kont bankowych, decyzje o przyznaniu świadczeń, odcinki emerytury lub renty. Dokumenty powinny dotyczyć nie tylko wnioskodawcy, ale również osób w jego gospodarstwie domowym. 
• dokumentacja zdarzeń – jeżeli uzasadnienie wniosku o zapomogę dotyczy nagłego zdarzenia lub wypadku, należy przedstawić dokument, który potwierdza taką sytuację. Może to być m.in. zaświadczenie lekarskie, protokół policji lub straży pożarnej, czy też akt zgonu członka rodziny.
• dokumentacja wydatków – faktury, rachunki, wyciąg z konta bankowego, a także potwierdzenia opłat mieszkaniowych lub kredytowych, jeśli istotnie wpływają na sytuację. 
• oświadczenia – oświadczenie o prawdziwości danych, zgoda na przetwarzanie danych osobowych (RODO) i inne formularze, jeśli przewiduje to regulamin danego zakładu pracy. 

Najczęstsze błędy przy wniosku o zapomogę

Jednym z najczęstszych błędów jest zbyt ogólne lub nieudokumentowane uzasadnienie zapomogi. W takim przypadku strona rozpatrująca wniosek nie ma realnej możliwości rzetelnej oceny sytuacji, wobec czego wniosek może zostać odrzucony bądź konieczne będą dodatkowe wyjaśnienia. 

Innym spotykanym przeoczeniem jest brak zapoznania się z regulaminem ZFŚS danego zakładu pracy. W efekcie wniosek dotyczy niewłaściwego rodzaju zapomogi albo nie spełnia kryteriów, które zostały wyszczególnione w regulaminie. 

Warto zwracać uwagę również na błędy formalne. Brak własnoręcznego podpisu, daty i miejscowości lub wskazania rodzaju zapomogi przynosi ryzyko, że wniosek zostanie uznany za niekompletny. 

Najczęściej zadawane pytania